| |

Sistemul RO e-Factura – obligatoriu începând cu 1 ianuarie 2024 | The RO e-Factura System – mandatory starting from January 1, 2024

Factura electronică este factura emisă, transmisă și primită, în format XML, care permite prelucrarea sa electronică şi automată, iar sistemul RO e-Factura nu reprezintă un sistem de facturare, ci este un sistem prin intermediul căruia facturile vor fi transmise, în format electronic, direct către serverele Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF).

Este important de știut faptul că acest sistem nu este unul nou, ci din luna iulie a anului 2022 și până în prezent, utilizarea RO e-Factura a fost și este obligatorie pentru tranzacțiile Business to Government și, respectiv, pentru tranzacțiile Business to Business, însă doar în legătură cu produsele cu risc fiscal ridicat.

La 23 iunie 2023, Comisia Europeană a înaintat Consiliului Uniunii Europene o propunere legislativă prin care se urmărește ca România să fie autorizată să deroge de la articolele 218 și 232 din Directiva nr. 112/2006 privind sistemul comun privind taxa pe valoare adăugată a Uniunii Europene.

Urmare a acestei propuneri legislative, la 27 iulie 2023 a intrat în vigoare Decizia de punere în aplicare nr. 1553/2023 a Consiliului Uniunii Europene care prevede:

  • România este autorizată să accepte numai facturi emise de persoane impozabile stabilite pe teritoriul României sub formă de documente sau mesaje în format electronic. – derogare de la articolul 218 din Directiva 2006/112/CE;
  • România este autorizată să prevadă că utilizarea facturilor electronice emise de persoane impozabile stabilite pe teritoriul României nu face obiectul acceptării de către destinatarul stabilit pe teritoriul României. – derogare de la articolul 232 din Directiva 2006/112/CE.

Astfel, începând cu 1 ianuarie 2024Legea nr. 296/2023 instituie obligativitatea raportării facturilor în sistemul RO e-Factura pentru toate tranzacțiile derulate de operatorii economici în România, printre care și cele efectuate de către contribuabili în relația Business to Business, fără limitări de data aceasta. Sunt vizate toate entitățile care desfășoară activitate economică, indiferent dacă sunt sau nu plătitoare de TVA.

La articolul LIX alineatul (3) din Legea sus-menționată se prevede faptul că și persoanele impozabile nestabilite în România, dar înregistrate în scopuri de TVA sunt obligate să transmită facturile în sistemul național RO e-Factura începând cu 1 ianuarie 2024. Subliniem că această obligație se aplică în legătură cu livrările de bunuri și prestările de servicii care ”au locul livrării/prestării în România.

Această măsură este aplicabilă până la data de 31 decembrie 2026. În situația în care va fi considerată necesară o prelungire,  România va putea transmite Comisiei Europene o cerere de prelungire, împreună cu un raport de evaluare a eficacității măsurilor naționale din perspectiva combaterii fraudei și a evaziunii fiscale în domeniul TVA, precum și a simplificării colectării TVA, astfel cum se menționeaza la articolul 4 alineatul (3) din Decizia nr. 1553/2023.

Sistemul RO E-Factura are drept scop principal prevenirea și combaterea evaziunii fiscale, respectiv imbunătățirea colectării taxelor și alinierea practicilor fiscale din România la cele din alte state europene.

Modalitate de implementare

Sistemul RO e-Factura presupune pe de o parte obligativitatea transmiterii facturilor în format electronic și validarea lor de către Ministerul de Finanțe (odată transmise în sistem, facturile se întorc cu un sigiliu electronic), iar pe de altă parte obligativitatea de a primi și descărca aceste facturi. Vom vedea în cele ce urmeaza că aceste două obligații intră în vigoare la momente diferite.

  • Obligația de a transmite facturile în sistemul RO e-Factura

În perioada 1 ianuarie și 30 iunie 2024, companiile vor putea să transmită facturile atât în sistemul RO E-factura, cât și în sistemul clasic („pe hârtie”, „în format PDF” etc.), iar ulterior să le raporteze în sistemul RO e-Factura, acest aspect devenind obligatoriu indiferent de formatul facturii emise.

Cu privire la această situație, Legea introduce un termen-limită de 5 zile de raportare a facturilor în sistem, precum și sancțiuni, diferențiate în funcție de mărimea contribuabililor, în caz de nerespectare. Totuși, este prevăzută o perioadă de grație, cuprinsă între 1 ianuarie – 31 martie 2024, pentru depășirea termenului menționat anterior în care nu vor fi aplicate sancțiuni. Cu alte cuvinte, pentru neraportarea facturilor în sistemul RO e-Factura în termenul de 5 zile de la emitere se vor aplica sancțiuni începând cu 1 aprilie și până la data de 30 iunie 2024, inclusiv.

Aceste sancțiuni reprezintă de fapt o amendă al cărei cuantum este diferit, respectiv:

  • între 5.000 lei – 10.000 lei – pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari;
  • între 2.500 lei – 5.000 lei – pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii;
  • între 1.000 lei – 2.500 lei – pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Însă, de la 1 iulie 2024, sistemul RO e-Factura va deveni singurul instrument de transmitere a facturilor,  iar facturile electronice în format XML și validate de către Ministerul de Finanțe vor fi singurele documente considerate facturi originale, ceea ce înseamnă că termenul de 5 zile în care facturile trebuie să fie raportate va dispărea.

  • Primirea si descărcarea facturilor validate de Ministerul de Finanțe

În primul rând, menționăm faptul că facturile raportate în sistemul RO e-Factura sunt validate ulterior de către Ministerul de Finanțe și li se aplică un sigiliu electronic, iar aceste  facturi se vor descărca din Spațiul Privat Virtual (SPV).

De la 1 iulie 2024, vor putea fi primite și înregistrate în contabilitate doar facturile care se vor regăsi în SPV și validate de către Ministerul de Finanțe prin aplicarea sigiliului electronic. În caz de nerespectare, persoana respectivă riscă o amendă al cărei cuantum va fi egal cu TVA-ul aferent facturii respective.

Important de subliniat este faptul că aceste facturi vor putea fi descărcate din SPV în termen de 60 de zile, ulterior acestea putând fi obținute doar la cerere.

Prin urmare, din anul 2024 persoanele impozabile stabilite în România, precum și cele care nu sunt stabilite, dar care desfășoară activitate economică pe teritoriul României, vor trebui să emită și să primească numai facturi electronice transmise în sistemul RO e-Factura și validate de către Ministerul de Finanțe, numai o astfel de factură fiind considerată document fiscal începând din luna iulie.

Pentru informații suplimentare cu privire la accidente de muncă, măsurile, tehnicile și tacticile ce pot fi implementate pentru a fi în conformitate cu securitatea și sănătatea în muncă poți lua legătura cu echipa noastră de avocați specializați.

De asemenea, poți urmări articole de interes pentru afaceri pe paginile noastre de LinkdIn și  site-ul nostru.

ENGLISH:

The electronic invoice is the invoice issued, transmitted, and received in XML format, which allows for its electronic and automatic processing. The RO e-Invoice System does not represent a billing system, but is a system through which invoices will be transmitted in electronic format, directly to the servers of the National Agency for Fiscal Administration.

It is important to know that this system is not new, but from July 2022 until the present, the use of the RO e-Invoice has been and is mandatory for Business to Government transactions, and, respectively, for Business to Business transactions, but only for  products with a high fiscal risk.

On June 23, 2023, the European Commission submitted to the Council of the European Union a legislative proposal aiming for Romania to be authorized to deviate from Articles 218 and 232 of Directive No. 112/2006 concerning the common system of value-added tax of the European Union.

Following this legislative proposal, on July 27, 2023, the Implementing Decision No. 1553/2023 of the Council of the European Union came into force, which stipulates:

  • Romania is authorized to accept only invoices issued by taxable persons established in the territory of Romania in the form of documents or messages in electronic format. – deviation from Article 218 of Directive 2006/112/EC;
  • Romania is authorized to stipulate that the use of electronic invoices issued by taxable persons established in the territory of Romania is not subject to acceptance by the recipient established on the territory of Romania. – deviation from Article 232 of Directive 2006/112/EC.

Therefore, starting from January 1, 2024, Law No. 296/2023 establishes the mandatory reporting of invoices in the RO e-Factura system for all transactions conducted by economic operators in Romania, including those carried out by taxpayers in the Business to Business relationship, without limitations this time. All entities conducting economic activity are targeted, regardless of whether they are VAT (Valued Added Tax) payers or not.

Article LIX paragraph (3) of the aforementioned Law stipulates that taxable persons not established in Romania, but registered for VAT purposes, are required to transmit invoices in the national RO e-Factura system starting from January 1, 2024. It is emphasized that this obligation is related to the supply of goods and services which „are delivered/performed in Romania.

This measure is applicable until December 31, 2026. In the event that an extension is deemed necessary, Romania may submit to the European Commission a request for extension, along with an evaluation report on the effectiveness of the national measures in terms of combating fraud and tax evasion in the VAT field, as well as simplifying VAT collection, as mentioned in Article 4 paragraph (3) of Decision No. 1553/2023.

The main purpose of the RO E-Factura system is to prevent and combat tax evasion, specifically to improve tax collection and align Romania’s fiscal practices with those of other European countries.

Method of Implementation

The RO e-Factura system involves, on the one hand, the obligation to transmit invoices in electronic format and their validation by the Ministry of Finance (once transmitted in the system, the invoices are returned with an electronic seal), and on the other hand, the obligation to receive and download these invoices. As we will see, these two obligations come into effect at different times.

  • The Obligation to Transmit Invoices in the RO e-Invoice System

During the period from January 1 to June 30, 2024, companies will be able to transmit invoices both in the RO e-Facura system and in the traditional system (“on paper”, “in PDF format”, etc.), and subsequently report them in the RO e-Factura system, this aspect becoming mandatory regardless of the format of the issued invoice.

Regarding this situation, the Law introduces a deadline of 5 days for reporting invoices in the system, as well as sanctions, differentiated according to the size of the taxpayers, in case of non-compliance. However, a grace period is provided, from January 1 to March 31, 2024, for exceeding the aforementioned deadline, during which no sanctions will be applied. In other words, for non-reporting of invoices in the RO e-Factura system within the 5-day period from issuance, sanctions will be applied starting from April 1 until June 30, 2024, inclusive.

These sanctions actually represent a fine, the amount of which varies, specifically:

• between 5,000 lei – 10,000 lei – for legal entities classified in the category of large taxpayers;

• between 2,500 lei – 5,000 lei – for legal entities classified in the category of medium-sized taxpayers;

• between 1,000 lei – 2,500 lei – for other legal entities, as well as for individuals.

However, from July 1, 2024, the RO e-Factura system will become the only instrument for transmitting invoices, and electronic invoices in XML format validated by the Ministry of Finance will be the only documents considered as original invoices, meaning that the 5-day period in which invoices must be reported will cease to exist.

  • Receiving and Downloading Invoices Validated by the Ministry of Finance

Firstly, it should be noted that invoices reported in the RO e-Factura system are subsequently validated by the Ministry of Finance and an electronic seal is applied to them. These invoices will be downloaded from the Virtual Private Space.

Starting from July 1, 2024, only those invoices that are found in the Virtual Private Space and validated by the Ministry of Finance through the application of an electronic seal will be able to be received and recorded in accounting. In case of non-compliance, the respective person risks a fine equal to the VAT amount corresponding to that invoice.

It is important to emphasize that these invoices can be downloaded from the Virtual Private Space within a period of 60 days, after which they can be obtained only upon request.

Therefore, starting from 2024, taxable persons established in Romania, as well as those not established but conducting economic activity in Romanian territory, will need to issue and receive only electronic invoices transmitted in the RO e-Invoice system and validated by the Ministry of Finance. Only such an invoice will be considered a fiscal document starting from July.

For additional information regarding workplace accidents, the measures, techniques, and tactics that can be implemented to ensure compliance with occupational safety and health, you can get in touch with our team of specialized attorneys.

Also, you can follow articles of interest for businesses on our LinkedIn page and our website.

Maria Cioflan – OTD Lawyers

Distribuie articolul

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *